葬儀社の開業時における葬儀施行管理システムの有用性について解説
デジタル化が遅れているとされる葬儀業界ですが、これからの葬儀社運営において効率的な顧客情報（関係）管理による生産性の向上は欠かせないでしょう。
また葬儀社の独立・新規開業を行う場合は従業員の早期育成が不可欠ですが、葬儀施行管理システムを介して効率的に情報共有を行えば、スムーズな従業員教育も可能となります。
しかし、葬儀施行管理システムの導入については、どのシステムが自社に最適なのか悩んでいる葬儀社様も多いのではないでしょうか？
さらに、葬儀施行管理システムを導入することで、どういったメリットがあるのか、本当に業務効率化が実現可能なのかについて不安の声も聞かれます。
そこで本記事では参考までに、株式会社 東日本システムが開発した葬儀施行管理システム「COMP-葬儀支援システム」と「WEB火葬場予約システム」を例に挙げて、具体的なメリットについて解説します。
顧客情報の効率的な管理に向けて、葬儀施行管理システム選びの参考にしていただければ幸いです。
葬儀施行管理システム「COMP」の機能と特徴まとめ
葬儀施行管理システムは、すでにリリースされているだけでも数十種類ありますが、中には必要以上の機能が搭載されているものも少なくありません。
また葬儀社を新規開業される場合は、葬儀施行管理システムを導入するにあたって、初期費用をできるだけ抑えたいところでしょう。
こういった点を考慮すると、基本機能は必要最小限に抑えられていて、なおかつ機能を追加できるシステムがオススメです。
「COMP」にも追加可能なオプションは多数用意されていますが、ここでは「COMP」の基本機能や主要なオプションにしぼって紹介します。
葬儀施行管理システムの導入によって得られるメリットについて、検討する際の参考としてご覧ください。
葬儀施行管理システムで顧客情報を安全に一括管理
個人情報の流出は企業イメージの失墜に直結しますので、厳重な管理が必要です。
しかし顧客情報を書類で管理している場合、業務遂行上の必要性から多くの従業員が情報に触れることとなります。
また従業員が外部に顧客リストを持ち出すことも、絶対にないとは言い切れないでしょう。
しかし葬儀施行管理システムを使用すれば、全ての情報は暗号化されるため、顧客情報を安全に管理できます。
さらに従業員一人ひとりに対し、データベースへのアクセス回数制限や、検索可能範囲を設定できますので、顧客情報への接触を最小限に抑えることも可能です。
従業員が制限を超えるアクセスを試みる、継続的に大量の顧客データ検索を行う、といった行動をとった際に管理者へ通知する「顧客検索制限メール機能」や「顧客検索プログラム監視」を導入すれば、より一層安全な情報管理体制が構築できます。
葬儀施行管理システムで効率的な営業をサポート
すでに多くの葬儀社様では、適切な時期を見計らって葬儀後のアフターフォローを行われていると存じます。
とはいえ、顧客情報を書類で管理している場合、全顧客の予定を把握しておくのは容易ではありません。
しかし葬儀施行管理システムの「顧客カレンダー機能」を使用すれば、顧客ごとのイベント発生時期を把握できるため、最適なタイミングでのアプローチが可能となります。
顧客カレンダーに死亡日時を登録することで、四十九日忌や1周忌といった主要な法事の予定時期を、自動的に表示させることも可能です。
既存の葬儀社様では、ベテラン社員が経験にもとづいて適切な営業タイミングを図るケースも見受けられます。
しかし新規に開業する場合は、ノウハウの蓄積が乏しい状況からのスタートとなりますので、葬儀施行管理システムを利用するメリットは大きいと考えられます。
営業日報の入力内容を反映した営業履歴の表示
従業員が実施した営業活動の内容を、日報などの形式で保管されている葬儀社様も多いことでしょう。
ところが、せっかく保管している日報などの営業資料が、以後の営業活動に活用されていないケースも少なくありません。
しかし葬儀施行管理システムで営業日報を管理すれば、登録内容を「顧客カレンダー」に反映させられます。
いつ・だれが・どの顧客に対し・どういった営業活動を行ったかが一目で分かるため、管理者の業務負担を大幅に削減可能です。
葬儀施行管理システムを介した従業員同士での情報共有や予定管理
葬儀施行管理システムを介した情報共有により、複数の従業員が1人の顧客に対して同じ内容の連絡を行ってしまうミスや、必要なケアが見落とされる機会損失も防止可能です。
従業員の配置や予定管理に無駄がなくなるため、さらなる営業活動の効率向上がはかれます。
葬儀業界では業務の特殊性から、従業員教育もOJT中心になるため、ベテラン社員の蓄積した知識の継承が滞りがちといわれています。
また新入社員が独り立ちするまでに時間がかかるため、経験豊富なベテラン従業員に負担が集中してしまうケースも多いようです。
しかし、各従業員の活動を葬儀施行管理システムでデータベース化しておけば、それぞれの経験を全従業員が共有して、その後の業務にも活用することもできるでしょう。
経験が少ない従業員も、過去の葬儀施行事例が詳細に情報共有されていれば、自分が携わった件数以上の知識が身に付きますので、育成スピードの加速が期待できます。
従業員の活動状況の管理や日報の集計
葬儀施行管理システムでは、従業員の勤怠管理はもちろんのこと、個々の活動内容を一元的に管理することも可能です。
また日報に記載されたデータの集計も可能なので、事業運営における方向性の策定など重要課題の指標としても寄与します。
さらに「営業分析」機能を追加すれば、データから見込み客を抽出することもできるため、受注確率の高い顧客に絞った営業活動も可能となります。
情報管理体制の不備による葬祭事業者の損害発生実例
情報管理の重要性は理解しているものの、どういったリスクがあるのか具体的なイメージがわかないという方もいらっしゃるでしょう。
ここでは実際に裁判で争われた損害賠償訴訟を例にあげて、解説したいと思います。
裁判の概要
ある冠婚葬祭互助会Aの代理店に勤務していた人物Bが、別の葬儀社に転職する際に顧客名簿を持ち出した事案です。
Bは持ち出した顧客名簿をもとに客先を訪問し、冠婚葬祭互助会Aの問題点をあげたうえで解約を勧め、自身の勤務先葬儀社へ乗り換えさせました。
この行為に対して、冠婚葬祭互助会事業者が損害賠償請求訴訟を起こしましたが、実際には原告敗訴となっています。
互助会側が敗訴した理由
一見するとBに非がありそうな事案ですが、原告敗訴となった原因は、ずさんな情報管理体制でした。
この裁判の大きなポイントは、以下の2点です。
- A社の顧客情報について、代理店の従業員であったBがコピーして所持することをA社が黙認しており、情報の回収を行った形跡がない
- Bが客先で告げたA社の問題点は、すでに週刊誌等で報道されていた
ポイント1により裁判所は、A社の顧客情報は適正に管理されておらず、営業秘密とはいえないと判断しました。
その結果、BがA社の顧客リストを持ち出した点につき、不法行為とは認められないため損害賠償の対象にならないという判断がなされています。
またポイント2では、すでにA社の問題点は周知の事実となっており、Bが客先で虚偽の告知を行ったとは認められませんでした。
その結果、Bが客先でA社の問題点を告げたうえで勧誘を行ったことも不法行為とは認められず、損害賠償請求は棄却されています。
この事例を自社に当てはめて考えた場合、とても受け入れられないかと思いますが、残念ながら事実です。
こういった事例をみれば、情報管理の重要性がご理解いただけるかと思います。
参照元：不正競争防止法判例データベース 平成 28年 (ネ) 10079号 損害賠償等請求控訴事件
指定管理者・葬儀社の負担を軽減する「WEB火葬場予約システム」まとめ
全国各地の火葬場には、自治体や地方公共団体などが運営する公営火葬場と、民間企業が管理運営する民営火葬場があります。
また公営火葬場でも、公共機関の管理・運営をNPOなどの団体や民間企業に委託する「指定管理者制度」を利用する自治体が増えているようです。
参照：火葬場への指定管理者制度導入実績（2022 年 5 月現在）
いずれの運営体制においても、火葬場運営という事業の特殊性から、現場の負担が大きくなりがちです。
そういった問題の解決方法の一つとして、ここでは「WEB火葬場予約システム」を紹介します。
「WEB火葬場予約システム」導入によるメリット
火葬場の業務は24時間365日の稼働を求められるため、担当者の負担が大きくなりがちです。
また円滑な業務遂行のために、ダブルブッキングなどのトラブルは極力避ける必要があります。
一方、火葬場の空き状況をみながら葬儀の予定を立てる葬儀社にとっても、火葬場の予約業務はスピーディーに済ませたいところでしょう。
「WEB火葬場予約システム」を利用すれば、火葬業務担当者の負担を大幅に軽減すると同時に、葬儀社による空き状況確認や予約業務がスムーズになります。
また「火葬場予約システム」で予約状況を一元的に管理することで、ダブルブッキングや人的なミスによる予約漏れの防止も可能です。
「WEB火葬場予約システム」導入によるデメリット
「火葬場予約システム」を導入するうえで、デメリットと呼べるものはほとんどありませんが、強いてあげれば導入費用でしょうか。
新規システム導入と聞くと、莫大な費用がかかるイメージを持たれる方もいるかもしれません。
しかし「WEB火葬場予約システム」はクラウド型のサービスですので、大規模な機器の購入などは必要がなく、リーズナブルな価格設定で提供されています。
また以下のような、行政による業務改善助成金の対象となる場合もあります。
従来通り、全ての火葬場業務を手作業で行うために必要となる人件費と比較すると、コストパフォーマンスの高さがお分かりいただけるでしょう。
「WEB火葬場予約システム」を中心とした火葬場業務フローの構築
公営・民営いずれの運営体制であっても担当者の負担軽減は必要ですが、民営火葬場や民間企業の指定管理者にとってはコスト削減も重要でしょう。
「WEB火葬場予約システム」を中心に業務フローの構築を行うことで、両方の問題解決が可能です。
上記のような業務フローを構築することで、
- 24時間365日、時間や場所を選ばず予約状況の確認や、予約の受付が可能
- WEBでの予約であれば、葬儀社からの電話連絡対応が不要
- 予約状況を一元的に管理して、担当者全員で情報共有できるため、ダブルブッキングなどのトラブルが起きにくい
- 聞き間違いなどの人的なミスによる予約トラブルの防止
- WEB上で入力された登録情報を利用して、そのまま書類作成できるので、作業の負担が削減されるうえ入力ミスの心配もなし
といった利点が生まれます。
これにより担当者の負担、および人件費の削減が可能となります。
指定管理会社ページでできること
「WEB火葬場予約システム」では、ログインアカウントが「指定管理会社」「葬儀社（管理者）」「葬儀社（社員）」に分けられており、アカウントごとにシステム内での権限が異なります。
指定管理会社アカウントは、システム全体の管理業務を行うためのアカウントです。
担当者1人につき1アカウントが設定可能で、全ての予約の登録・確認・変更作業、および予約確認書の印刷が行えます。
葬儀社から電話やFAXで予約依頼を受けた場合、日時を抑えるための仮予約、およびパソコンでの予約登録が可能です。
これにより、WEB予約と電話予約の両方を併用して、予約受付が可能となっています。
予約状況確認画面は〇✕式で表示されているので非常に分かりやすく、一目で予約状況が把握可能です。
また入力画面にも予約状況が表示されますので、入力作業もスムーズに行えます。
葬儀社（管理者）ページでできること
葬儀社（管理者）アカウントでは、自社の従業員が行った火葬場予約の全てを確認できます。
また葬儀社（管理者）アカウントでは予約内容の変更も行えますが、新規の火葬場予約はできません。
予約内容に問題がなければ、予約確認書の印刷が行えます。
葬儀社（社員）ページでできること
葬儀社（社員）アカウントでは、予約状況の確認や予約登録（パソコンからのログインが必要）が可能です。
また携帯電話からの仮予約も可能ですので、顧客との打ち合わせ中でも火葬日時が抑えられます。
＊正式な予約には、パソコンからログインしての予約登録が必要です。
おわりに
少子高齢化が進む日本では、今後さまざまな業界で人手不足が危惧されていますが、葬儀業界もその一つです。
しかし社内業務の効率化を図っておけば、従来にくらべ少人数での事業運営が可能となります。
また葬儀規模の縮小や簡素化が進み、収益が減少傾向にある葬儀業界では、これまで以上にコスト管理の重要性が増している状況です。
こういった問題の解決策として、葬儀施行管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
今回紹介した「COMP-葬儀支援システム」および「WEB火葬場管理システム」は、東日本システムが提供しているサービスです。
ご興味をもたれましたら、以下のリンクより問い合わせ可能です。
また「COMP-葬儀支援システム」には無料体験版や、デモンストレーションサービスも用意されていますので、ぜひ一度体験してみてください。
もし「東日本システム」に直接問い合わせるのが不安でしたら、葬儀屋.jpでもご相談を承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。
★お問い合わせフォーム：https://sougiya.jp/contact/
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